Szukanie właściciela nieruchomości. Czy da się to robić legalnie?

Dane osobowe podlegają bezwzględnej ochronie. Czy dane zawarte w księgach wieczystych uważane są za dane osobowe? W jaki sposób osoba zainteresowana odszukaniem informacji o właścicielu nieruchomości może to umotywować?


O czym przeczytasz?

Kiedy dane są (już) osobowe

Regulacje dotyczące danych osobowych zostały zawarte w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) oraz w ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

Zgodnie z definicją „danych osobowych” zawartą w treści art. 4 ust. 1 ww. rozporządzenia,

dane osobowe oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej ("osobie, której dane dotyczą").

Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Uwzględniając powyższe należy zatem stwierdzić, że danymi osobowym są m.in. imię, nazwisko, adres, adres e-mail, numery identyfikacyjne, dane biometryczne, numer PESEL, cechy fizyczne, fizjologiczne, ekonomiczne, kulturowe czy społeczne.

Ważne! Samo imię, nazwisko, ulica, miasto, data urodzenia nie stanowią danej osobowej. Ale w zestawieniu nazwisko+ data urodzenia obie informacje podlegają ochronie tak samo jak zestawienie ulica + numer domu + imię.

Dane zawarte w księgach wieczystych

Zgodnie z zasadą wyrażoną w treści art. 2 ustawy z dnia 06 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece, księgi wieczyste są jawne. Ponadto nikt nie może zasłaniać się nieznajomością wpisów w księdze wieczystej ani wniosków, o których uczyniono w niej wzmiankę.

Uwzględniając powyższą zasadę, w nauce prawa możliwe jest wyróżnienie dwóch rodzajów jawności – jawność materialną i formalną.

Jawność materialna (tj. wiarygodność ksiąg wieczystych) polega na tym, że księga wieczysta ujawnia stan prawny nieruchomości (także dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu), dla której jest prowadzona. Jawność materialna wiąże się z dwoma rodzajami domniemań wynikających z art. 3 u.k.w.h.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 ww. ustawy, domniemywa się, że prawo jawne z księgi wieczystej jest wpisane zgodnie z rzeczywistym stanem prawnym. Art. 3 ust. 2 ww. ustawy, kształtuje natomiast domniemanie, że prawo wykreślone nie istnieje. Funkcjonujące w systemie system domniemań gwarantuje brak jakiejkolwiek potrzeby poszukiwania stanu prawnego poza księgą wieczystą, gdyż księgi te są prowadzone w celu ustalenia stanu prawnego nieruchomości i stanowią – do czasu obalenia wynikających z nich domniemań – wyłączny dowód stanu prawnego ujawnionego w księdze wieczystej.

Jawność formalna przejawia się natomiast w tym, że każdy ma możliwość zapoznania się z treścią dowolnej księgi wieczystej, chociażby osobie tej nie przysługiwało żadne uprawnienie dotyczące mienia objętego określoną księgą wieczystą. Powyższa zasada może być realizowana w dwóch aspektach. Pierwszym z nich jest możliwość uzyskiwania odpisów i wyciągów z ksiąg wieczystych, a także zaświadczeń o zamknięciu ksiąg wieczystych. Drugi polega natomiast na umożliwieniu uczestnikom obrotu przeglądania ksiąg wieczystych.

W tym miejscu dowiesz się jak należy czytać księgę wieczystą i na co zwrócić uwagę.

Przeglądanie księgi wieczystej w systemie teleinformatycznym

Co do zasady, aby możliwe było zapoznanie się z treścią księgi wieczystej, nie jest konieczne wskazywanie interesu prawnego. Z uwagi na powyższe,

każdy może zapoznać się z treścią poszczególnych działów księgi wieczystej, a jedynym warunkiem (niemającym charakteru koniecznego) jest dostęp do publicznej sieci teleinformatycznej oraz znajomość numeru danej księgi wieczystej.

Zgodnie bowiem z treścią art. 251 ust. 1 u.k.w.h., księgi wieczyste są zakładane i prowadzone w systemie teleinformatycznym.

Obecnie przeglądanie ksiąg wieczystych odbywa się poprzez wyświetlenie na ekranie monitora określonej księgi wieczystej. Przy czym ze względu na bezpieczeństwo centralnej bazy danych ksiąg wieczystych Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych może ograniczyć możliwość przeglądania ksiąg wieczystych przez wskazanie maksymalnej liczby wniosków o przeglądanie ksiąg wieczystych kierowanych z jednej lokalizacji internetowej lub przedłużenie minimalnego czasu na udzielenie dostępu do księgi wieczystej.

Sytuacja wygląda inaczej w odniesieniu do akt ksiąg wieczystych, albowiem w celu dokonania wglądu w akta danej księgi wieczystej niezbędne jest wykazanie interesu prawnego.

Zgodnie z treścią art. 25 ustawy z dnia 06 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece, księgi wieczyste obejmują m.in. dane takie, jak:

  1. prawa związane z własnością (dział I);
  2. wpisy dotyczące własności i użytkowania wieczystego (dział II);
  3. wpisy dotyczące ograniczonych praw rzeczowych i ograniczenia rozporządzania własnością czy użytkowaniem wieczystym (dział III) oraz
  4. hipotek (dział IV).

Tutaj znajdziesz informacje na temat jak należy księgę wieczystą aktualizować.

Dane w księdze wieczystej to dane osobowe?

Podmiotami, których dotyczą poszczególne prawa i obowiązki ujawnione w księgach wieczystych, mogą być osoby fizyczne. W takiej sytuacji dane zawarte w księdze wieczystej będą więc danymi osobowymi, ponieważ będą dotyczyły zidentyfikowanej osoby fizycznej. Spośród całego zbioru danych, jaki stanowią księgi wieczyste, część będzie stanowić dane osobowe, część zaś nie (gdy podmiotami praw będą osoby prawne lub ułomne osoby prawne, względnie Skarb Państwa czy jednostki samorządu terytorialnego). Zapewnienie ochrony całości zbioru powinno spełniać wymogi dotyczące ochrony danych osobowych.

Wpisy w księgach wieczystych mogą zawierać nie tylko informacje o imieniu, nazwisku właściciela, ale także informacje o zobowiązaniach finansowych i podmiocie, który udzielił właścicielowi kredytu na zakup czy remont nieruchomości, relacji do właścicieli innych nieruchomości, czy powierzchni zajmowanego mieszkania lub domu oraz adresie.

Ponadto księgi wieczyste zawierają dane osobowe innych osób niż tylko właściciel nieruchomości. Wszystkie te informacje będą danymi o zidentyfikowanej osobie fizycznej.

Ważne! Sam fakt, że informacje ujawniane w księgach wieczystych stanowią dane osobowe, nie powoduje jeszcze, że nie mogą one zostać ujawnione.

Ujawnianie i udostępnianie danych zawartych w księdze wieczystej

Co do zasady przyjmuje się, że udostępnianie czy ujawnianie danych osobowych jest możliwe w przypadkach określonych w art. 6 ust. 1 RODO.

Niemniej, w przypadku danych osobowych zawartych w zbiorach publicznych, takich jak księgi wieczyste, nie mamy do czynienia z przetwarzaniem danych na podstawie umowy z podmiotem danych. Dane w rejestrach nie są bowiem gromadzone w wyniku zawarcia umowy pomiędzy organem władzy publicznej a osobą, której dane dotyczą. Ewentualne udostępnianie tych danych nie może być więc oparte na tej podstawie prawnej.

W związku z powyższym w zakresie ewentualnego szerszego udostępnienia danych osobowych zawartych w księgach wieczystych możliwymi do zastosowania przesłankami legalizacyjnymi przetwarzania mogą być:

  • wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
  • przetwarzanie w celu realizacji zadań w interesie publicznym;
  • przetwarzanie w ramach sprawowania władzy publicznej przez administratora.

Przeglądanie akt księgi wieczystej a interes prawny

Zgodnie z treścią art. 36¹ ust. 2 ustawy z dnia 06 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece, akta księgi wieczystej może przeglądać, w obecności pracownika sądu, osoba mająca interes prawny oraz notariusz.

Uwzględniając powyższą regulację dochodzimy do stwierdzenia, że w obecności pracownika sądu akta księgi wieczystej może przeglądać właściciel nieruchomości, wierzyciel hipoteczny, użytkownik wieczysty oraz osoba na rzecz, której wpisano ograniczone prawo rzeczowe. Konieczna jest wizyta w Wydziale Ksiąg Wieczystych właściwego Sądu Rejonowego oraz złożenie stosownego wniosku.

Ważne! W chwili obecnej nie istnieje wzór formularza wniosku o wgląd do akt księgi wieczystej, a w konsekwencji wniosek ten osoba zainteresowana musi przygotować w sposób odręczny, chyba że, regulamin wewnętrzny Sądu Rejonowego przewiduje inną procedurę.

Osoba, która posiada interes prawny w przejrzeniu akt księgi wieczystej otrzyma do niej dostęp po przeprowadzeniu pozytywnej weryfikacji tego interesu.

Zgodnie z definicją przyjętą w nauce prawa, interes prawny w zakresie przeglądania akt księgi wieczystej posiadają wszystkie osoby na rzecz, których dokonano wpisu w księdze wieczystej, czyli te osoby, które są „zainteresowane w sprawie”. I tu trzeba przyznać, że mamy do czynienia z niezłą logiczną pętlą, która potrafi pogłąbiać jeszcze bardziej różnice pomiedzy przepisami (teorią) a praktyką.

Ponadto ustalenie istnienia interesu prawnego do przejrzenia akt księgi wieczystej może wynikać także z pewnych zdarzeń prawnych, które powodują konieczność przejrzenia akt księgi wieczystej. Można zatem uznać, że interes prawny ma nie tylko osoba, której prawo nie jest wpisane lub jest wpisane błędnie albo dotknięte wpisem nieistniejącego obciążenia, ale także np. wierzyciel właściciela nieruchomości, użytkownika wieczystego, notariusz oraz bank udzielający kredytu dla właściciela (współwłaściciela) nieruchomości.

Możliwość przeglądania akt księgi wieczystej ma także pośrednik w obrocie nieruchomościami. Więcej na temat pośrednika oraz jego odpowiedzialności przeczytasz w tym miejscu.

Rzecznik Praw Obywatelskich o udostępniania danych zawartych w KW

Wystąpienie Rzecznika Praw Obywatelskichz dnia 4 lutego 2020 r., skierowane do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych można śmiało uznać za przełomowe. Otóż zwrócił się on z prośbą o przekazanie informacji dotyczących problemów UODO w zakresie danych osobowych ujawnianych w księgach wieczystych.

W uzasadnieniu wystąpienia RPO wskazał, że od początku funkcjonowania systemu elektronicznych ksiąg wieczystych do Rzecznika Praw Obywatelskich wpływają skargi dotyczące zakresu zamieszczanych w księgach szczegółowych danych osobowych. Każdy kto przez Internet przejrzy księgę wieczystą danej nieruchomości, zapozna się bowiem z numerem PESEL i z imionami rodziców właściciela, a także innych osób, których prawa czy roszczenia ujawnia księga.

Jak wskazano, problemem jest tu nie tylko potrzeba ochrony prywatności jako takiej. Dostęp do tak szczegółowych danych osobowych może ułatwiać kradzież tożsamości, i wykorzystanie danych w sposób sprzeczny z prawem.

Rzecznik w treści wystąpienia do Prezesa UODO wskazał, że już w czerwcu 2014 r. zgłaszał on Ministrowi Sprawiedliwości wątpliwości co do zgodności z Konstytucją zapisów obowiązującego wówczas rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 21 listopada 2013 r. w sprawie zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie informatycznym (zawierało analogiczne regulacje do obecnego rozporządzenia). 

Rzecznik podniósł także, że rozporządzenie istotne ograniczyło autonomię informacyjną jednostki, zagwarantowaną przez art. 51 ust. 2 Konstytucji. Zgodnie z nim władze publiczne nie mogą pozyskiwać, gromadzić i udostępniać innych informacji o obywatelach niż niezbędne w demokratycznym państwie prawnym.

Resort sprawiedliwości odpowiedział, że nie podziela wątpliwości Rzecznika. Zaprezentowano stanowisko, że umieszczanie w księdze wieczystej numeru PESEL, a także imion rodziców osób, których prawa są ujawnianie, pozwala na jednoznaczną identyfikację osób fizycznych ujawnionych w księdze wieczystej, co ma istotne znaczenie dla bezpieczeństwa obrotu nieruchomościami.

W przywołanym wystąpieniu do Prezesa UODO z lutego 2020 r., Rzecznik powołując się na powyższe okoliczności wskazał, że problem ten należy rozważyć ponownie w kontekście przepisów rozporządzenia RODO.

W odpowiedzi Prezes UODO poinformował, że problematyka danych osobowych zawartych w księgach wieczystych zawsze była przedmiotem szczególnego zainteresowania organu właściwego w sprawie ochrony danych osobowych. Organ nadzorczy wskazał, że od lat podejmuje działania mające zapewnić odpowiedni stopień ochrony danych osób, których dane są ujawniane w księgach wieczystych.

Jak bowiem zauważył, w obecnie przyjętym modelu funkcjonowania ksiąg wieczystych, do których dostęp jest możliwy za pośrednictwem sieci Internet – w ramach usługi udostępnianej przez Ministerstwo Sprawiedliwości – podstawowym gwarantem ochrony informacji w nich zawartych jest ograniczenie dostępu do numeru księgi wieczystej. Organ nadzorczy w sposób szczególny monitoruje dostęp do tego numeru, który nie jest daną jawną i ogranicza dostęp do danych osobowych zawartych w księgach wieczystych przez osoby nieuprawnione.

I to wydawało się kończyć tamat danych osobowych występujących w księdze wieczystej, ale pozostało jeszcze zbadać kwestię dostępu do samego numeru księgi wieczystej...

Prezes UODO a numery ksiąg wieczystych na portalu „GEOPORTAL2”

Tu Prezes UODO nie był już tak liberalny. Okazało się, że państowy organ nie działa nie do końca legalnie. Decyzją z dnia 24 sierpnia 2020 r. w sprawie naruszenia przepisów w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Głównego Geodetę Kraju, stwierdził naruszenie przez Głównego Geodetę Kraju zasady zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych.

Naruszenie to doknywa się poprzez udostępnianie na portalu o nazwie „GEOPORTAL2” („geoportal.gov.pl”) bez podstawy prawnej danych osobowych w zakresie numerów ksiąg wieczystych pozyskanych z ewidencji gruntów i budynków (prowadzonej przez starostów).

Z uwagi na powyższe, Prezes UODO nakazał Głównemu Geodecie Kraju dostosowanie operacji przetwarzania danych osobowych do przepisów RODO poprzez zaprzestanie udostępniania na portalu o nazwie „GEOPORTAL2” danych osobowych w zakresie numerów ksiąg wieczystych pozyskanych z ewidencji gruntów i budynków (prowadzonej przez starostów).

Ponadto za naruszenie przepisów Prezes UODO nałożył na Głównego Geodetę Kraju administracyjną karę pieniężną w kwocie 100.000,00 złotych.

W uzasadnieniu decyzji, Prezes UODO wskazał na bezsprzeczny fakt, że numery ksiąg wieczystych przetwarzane w serwisie stanowią dane osobowe. Organ uznał bowiem, że zakres ujawnianych w księdze wieczystej danych osób fizycznych obejmuje m.in. imiona, nazwiska, imiona rodziców, numer PESEL oraz adres nieruchomości, a zatem dane osobiste w rozumieniu RODO.

Jak wskazano, opublikowanie takich danych pozwala na zidentyfikowanie osoby, której dane są zawarte w księdze wieczystej, a poprzez opublikowanie numerów ksiąg wieczystych na portalu, dostęp do zawartych w nich informacji może uzyskać każdy zainteresowany użytkownik Internetu. W ocenie organu, tego typu sytuacja może narazić bardzo dużą liczbę osób (których dane dotyczą) na kradzież ich tożsamości.

Numery KW z geoportalu zniknęły, a tym samym bardzo mocno została ograniczona możliwości powzięcia wiedzy na temat właścicieli nieruchomości.

____

Jeżeli masz pytanie związane z nieruchomościami napisz do nas na redakcja@mieszkanie.pl , a my postaramy się zgłębić temat i odpowiedzieć w formie artykułu.

 

Artykuły, które mogą Cię zainteresować