Wpis do księgi wieczystej. Kto i w jaki sposób powinien go dokonywać?

Księga wieczysta nieruchomości ma szczególne znaczenie dla potencjalnych kupujących. Kto i jak musi aktualizować jej treść?


O czym przeczytasz?

Co to jest księga wieczysta?

Zgodnie z ustawą z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece, księgi wieczyste prowadzi się dla nieruchomości, a także dla ustalenia stanu prawnego nieruchomości. Stanowią przez to pewien uszeregowany i publiczny zbiór praw i ograniczeń dla danej nieruchomości.

Najważniejszym celem prowadzenia ksiąg wieczystych jest zapewnienie jak najdalej posuniętego bezpieczeństwa w obrocie nieruchomościami. To ważne z uwagi na status nieruchomości w posiadanym majątku (jako miejsce do życia) i jej wartość (często, to najcenniejsza rzecz w całym majątku).

Księga wieczysta jest rejestrem publicznym, który przedstawia stan prawny nieruchomości. Jego definicja jest zawarta w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Według tego przepisu rejestrem publicznym jest rejestr, ewidencja, wykaz, lista, spis albo inna forma ewidencji, służąca do realizacji zadań publicznych, prowadzona przez podmiot publiczny na podstawie odrębnych przepisów ustawowych.

Księgi wieczyste prowadzą sądy rejonowe, a konkretnie ich wydziały ksiąg wieczystych. Do niedawna, księgi wieczyste były prowadzone w formie papierowej. Sądy rejonowe prowadzące księgi wieczyste współpracują z Szefem Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych w zakresie niezbędnym do realizacji jego zadań ustawowych. Od kilku lat wszystkie księgi wieczyste są zakładane i prowadzone w specjalnym systemie informatycznym, który jest – jak to zwykle rejestr publiczny – jest jawny.

Więcej informacji o tym, jak należy czytać księgę wieczystą znajdziesz w tym miejscu.

Kiedy trzeba złożyć wniosek o wpis do księgi wieczystej?

Czynność wpis do księgi wieczystej reguluje Kodeks postępowania cywilnego – ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. część pierwsze, księga druga, tytuł II, dział III, rozdział 6 - postępowanie wieczystoksięgowe oraz ustawa o księgach wieczystych i hipotece.

Obowiązek złożenia wniosku do sądu wieczystoksięgowego o dokonanie wpisu do ksiąg wieczystych ciąży na właścicielu nieruchomości w sytuacji:

  • uaktualnienia istniejącej księgi wieczystej,
  • nabycia spadku,
  • nabycia nieruchomości (wniosek o dołączenie nieruchomości do istniejącej księgi wieczystej),
  • podziału nieruchomości,
  • zamknięcia księgi wieczystej,
  • ustanowienie służebności przesyłu bądź służebności drogi koniecznej,
  • ustanowienie hipoteki,
  • sprostowanie księgi wieczystej,
  • przekształcenie użytkowania wieczystego w prawo własności.

Kto może złożyć wniosek o wpis do księgi wieczystej?

Wniosek o wpis może złożyć właściciel nieruchomości, użytkownik wieczysty, osoba, na rzecz której wpis ma nastąpić, albo wierzyciel, jeżeli przysługuje mu prawo, które może być wpisane w księdze wieczystej. W sprawach dotyczących obciążeń powstałych z mocy ustawy wniosek może złożyć uprawniony organ.

Uczestnikami postępowania wieczystoksięgowego oprócz wnioskodawcy są tylko te osoby, których prawa na skutek rozpoznania wniosku miałyby podlegać wykreśleniu lub obciążeniu bądź na rzecz których wpis ma nastąpić.

Należy przyjąć, że nie zostaje się uczestnikiem postępowania wieczystoksięgowego dotyczącego wykreślenia wpisów bądź obciążenia praw po wydaniu orzeczenia w sprawie (tak Sąd Najwyższy w postanowieniu z 21.3.2013 r., III CZ 16/13). Naturalne i logiczne wydaje się przyznanie pozycji uczestnika wskazanym podmiotom już od chwili wszczęcia postępowania.

W razie śmierci uczestnika postępowania wieczystoksięgowego sąd nie zawiesza postępowania. W postępowaniu wieczystoksięgowym – stosownie do art. 6261 § 3 KPC – nie stanowi przeszkody do wpisu okoliczność, że po złożeniu wniosku wnioskodawca bądź inny uczestnik postępowania zmarł lub został pozbawiony albo ograniczony w możliwości rozporządzania prawem albo w zdolności do czynności prawnych.

I tak dla przykładu, art. 35 ust. 1 ustawa o księgach wieczystych i hipotece stanowi, że właściciel nieruchomości powinien niezwłocznie złożyć wniosek o ujawnienie swojego prawa w księdze wieczystej.

W razie otrzymania spadku, sąd po stwierdzeniu, że w skład spadku wchodzi nieruchomość, niezwłocznie zawiadamia o tym fakcie sąd wieczystoksięgowy.

Jak złożyć wniosek o wpis do księgi wieczystej?

Wniosek o wpis w postępowaniu wieczystoksięgowym składa się na piśmie, na urzędowym formularzu. Wprowadzenie formularzy w tym postępowaniu jest powiązane z normą art. 251 ust. 1 KWU. Księgi wieczyste są obecnie zakładane i prowadzone w systemie teleinformatycznym, dlatego formularze są powszechnie traktowane jako element usprawniający i upraszczający postępowanie wieczystoksięgowe.

Do wniosku o wpis należy dołączyć dokumenty stanowiące podstawę wpisu w księdze wieczystej.

Wypełnienie urzędowych formularzy może rodzić pewne trudności. Konieczność podporządkowania się zestandaryzowanym dokumentom w konkretnych stanach faktycznych bywa też uciążliwa [np. w zakresie konieczności osobnego opisywania poszczególnych działek w formularzu załącznika zawierającego oznaczenie działki ewidencyjnej (KW-OZN) co prowadzi de facto do wielokrotnego, zbędnego powtarzania danych].

Formularze dostępne są na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości, a także w Sądach Rejonowych Wydziałach Ksiąg Wieczystych. W przypadku wątpliwości bądź niejasności przy wypełnianiu formularza warto skorzystać z pomocy pracownika sądu.

Notariusz oraz komornik składa wniosek o wpis wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Wniosek taki opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Dokumenty stanowiące podstawę wpisu w księdze wieczystej niesporządzone w postaci elektronicznej notariusz, komornik oraz naczelnik urzędu skarbowego przesyła sądowi właściwemu do prowadzenia księgi wieczystej w terminie trzech dni od dnia złożenia wniosku o wpis.

Opłaty za dokonanie wpisu do księgi wieczystej

Wysokość opłat za wpis lub wykreślenie wpisu w księdze wieczystej oraz założenie księgi wieczystej została określona w ustawie o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.

Opłatę stałą w kwocie 200 złotych pobiera się od wniosku o wpis w księdze wieczystej własności, użytkowania wieczystego lub ograniczonego prawa rzeczowego, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Jeżeli wniosek dotyczy wpisu udziału w prawie, pobiera się część opłaty stałej proporcjonalną do wysokości udziału, nie mniej jednak niż 100 złotych.

Od wniosku o wpis w księdze wieczystej własności, użytkowania wieczystego lub spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu na podstawie dziedziczenia, zapisu lub działu spadku albo zniesienia współwłasności pobiera się jedną opłatę stałą w wysokości 150 złotych niezależnie od liczby udziałów w tych prawach.

Opłatę stałą w kwocie 150 złotych pobiera się od wniosku o wpis:

  • własności, użytkowania wieczystego, spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu nabytego w wyniku podziału majątku wspólnego po ustaniu wspólności majątkowej między małżonkami;
  • własności nieruchomości rolnej o powierzchni do 5 ha;
  • praw osobistych i roszczeń;
  • zmiany treści ograniczonych praw rzeczowych.

Opłaty za połączenie i odłączenie nieruchomości

Opłatę stałą w kwocie 100 złotych pobiera się od wniosku o:

  • założenie księgi wieczystej;
  • połączenie nieruchomości w jednej księdze wieczystej, która jest już prowadzona, niezależnie od liczby łączonych nieruchomości;
  • odłączenie nieruchomości lub jej części;
  • sprostowanie działu I-O Księgi wieczystej;
  • wpis ostrzeżenia o niezgodności stanu prawnego ujawnionego w księdze wieczystej z rzeczywistym stanem prawnym.

Jeżeli założenie księgi wieczystej następuje w związku z odłączeniem nieruchomości lub jej części z istniejącej księgi wieczystej, pobiera się tylko jedną opłatę stałą,

Dokumenty wymagane do dokonania wpisu w KW

Do wniosku o dokonanie wpisu należy dołączyć dokumenty stanowiące podstawę wpisu w księdze wieczystej (art. 6262 § 3 KPC). Jak słusznie zauważył SN, celem tego kategorycznego nakazu jest zapewnienie sprawności działania sądu prowadzącego księgi wieczyste i zapewnienie ich przejrzystości (uzasadnienie post. SN z 9.3.2005 r.).

Dokumenty stanowiące podstawę wpisu powinny zostać załączone w oryginale bądź w poświadczonej kopii.

Dokumentami takimi mogą być orzeczenia sądu, dokumenty stwierdzające dokonanie czynności prawnej – np. akt notarialny, decyzje administracyjne, np. o wywłaszczeniu. Wyjątkowo do wpisu ograniczonego prawa rzeczowego na nieruchomości wystarcza oświadczenie właściciela o ustanowieniu takiego prawa.

W przypadku wpisu prawa osobistego lub roszczenia – dokumentem stanowiącym podstawę wpisu może być oświadczenie woli właściciela o ustanowieniu tego prawa albo obejmujący zgodę na wpis roszczenia. Niezbędna będzie umowa z podpisem właściciela poświadczonym notarialnie.

Kto dokonuje wpisu do księgi wieczystej?

Wpisu do księgi wieczystej dokonuje Sąd Wieczystoksięgowy w osobie sędziego lub referendarza sądowego w postępowaniu nieprocesowym na podstawie złożonych wniosków, wyjątkowo tylko z urzędu.

Przy każdej księdze wieczystej są prowadzone akta, gdzie składa się wszystkie dokumenty i pisma, które były podstawą wpisów w księdze. Akta nie są objęte zasadą pełnej jawności.

Wpis w księdze wieczystej jest orzeczeniem. Natomiast wykreślenie wpisu przez sąd prowadzący księgę wieczystą w następstwie prawomocnego uchylenia zaskarżonego wpisu i oddalenia wniosku orzeczeniem nie jest. Uzasadnienia do orzeczenia dotyczącego wpisu w księdze wieczystej nie sporządza się.

Chwila dokonania wpisu w księdze wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym. Wpis w księdze wieczystej podpisany przez sędziego lub referendarza sądowego uważa się za dokonany z chwilą jego zapisania w centralnej bazie danych ksiąg wieczystych.

Założenie księgi wieczystej

Postępowanie wieczystoksięgowe aktualnie ma jednolity charakter i nie dzieli się na postępowanie o wpis oraz postępowanie o założenie księgi wieczystej. Nie wyróżnia się także zakładania ksiąg wieczystych dla nieruchomości, które nie mają ksiąg wieczystych albo których księgi wieczyste zaginęły lub uległy zniszczeniu, i urządzania pozostałych ksiąg wieczystych.

Założenie księgi wieczystej następuje z chwilą dokonania w niej pierwszego wpisu. Przepis ten jest o tyle nieprecyzyjny, że do założenia księgi wieczystej dla nieruchomości konieczne jest co najmniej opisanie nieruchomości (wpis w dziale I-O) i wpisanie właściciela (wpis w dziale II), a więc dokonanie dwóch wpisów. Natomiast księgi wieczyste dla prawa użytkowania wieczystego, spółdzielczych własnościowych praw do lokali, czy wreszcie stanowiących odrębne nieruchomości samodzielnych wymagają także dokonania wpisu w dziale I-Sp.

Założenie księgi wieczystej nie wymaga wydania odrębnego postanowienia.

Niedopuszczalność złożenia księgi wieczystej

Niedopuszczalne jest założenie księgi wieczystej dla nieruchomości stanowiącej współwłasność bez jednoczesnego wymienienia w dziale II tej księgi wszystkich współwłaścicieli i określenia ich udziałów we współwłasności (tak post. SN z 11.1.2018 r.).

Problem spółdzielczych własnościowych praw do lokali

Omawiając problematykę pierwszego wpisu w księdze wieczystej, warto odnotować uchwałę SN(7) z 24.5.2013 r. (III CZP 104/12, OSNC 2013, Nr 10, poz. 113), według której spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu ustanowione w budynku położonym na gruncie, do którego spółdzielni nie przysługuje własność albo użytkowanie wieczyste, stanowi ekspektatywę tego prawa; niedopuszczalne jest założenie księgi wieczystej w celu jej ujawnienia. Uchwała ta w sposób istotny wpływa na bieżącą praktykę odwołującą się dotąd do uchwały SN z 30.5.1994 r. (III CZP 73/94, OSP 1994, Nr 12, poz. 244).

Według tej ostatniej założenie księgi wieczystej w celu ustalenia stanu prawnego własnościowego spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego w budynku stanowiącym własność spółdzielni mieszkaniowej nie jest uzależnione od uregulowania tytułu prawnego spółdzielni do nieruchomości, na której znajduje się ten budynek mieszkalny.

Artykuły, które mogą Cię zainteresować