Fit-out w umowie najmu. Czy to sposób na udane wejście do lokalu i uniknięcie sporów w przyszłości?

Wykonanie prac adaptacyjnych w lokalu nierzadko stanowi przedmiot sporu między stronami umowy najmu. Tzw. fit-out to zobowiązanie do kompleksowego przygotowania i zaaranżowania wynajmowanej powierzchni. Jak to wygląda od strony prawnej i podatkowej?


O czym przeczytasz?

Umowa najmu undefined podstawowe kwestie

Zgodnie z art. 659 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. undefined Kodeks cywilny, przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umundefinedwiony czynsz.

Czynsz może być oznaczony w pieniądzach lub w świadczeniach innego rodzaju.

W tym miejscu znajdziesz wzory najbardziej popularnych umundefinedw najmu wraz z ich omundefinedwieniem.

Czym jest fit-out w umowie najmu?

Mianem fit-outundefinedu określa się co do zasady zobowiązanie wynajmującego do dokonania prac adaptacyjnych (kompleksowego przygotowania i zaaranżowania wynajmowanej powierzchni) wobec najemcy w zamian za obietnicę opłacania czynszu najmu.

Niemniej jednak, odpowiednio do założeń zawartych w umowie, zobowiązanie do dokonania prac adaptacyjnych może zostać nałożone także bezpośrednio na najemcę.

Przykład fit-outundefinedu: Wykorzystując fit-out w umowie najmu, wynajmujący może zostać zobowiązany do dokonania prac adaptacyjnych polegających na postawieniu ścianek działowych między pokojami, ktundefinedre zwiększą ilość pomieszczeń.

Prace adaptacyjne mogą zostać wykonane przez wynajmującego na jego koszt i ryzyko przed przekazaniem lokalu najemcy lub mogą zostać wykonane przez najemcę na jego koszt i ryzyko już po przekazaniu lokalu.

Ważne! Nierzadko zdarza się, że wykonanie prac adaptacyjnych jest zlecane najemcy przez wynajmującego, jednak zdecydowanie częściej można spotkać się z sytuacją, w ktundefinedrej to wynajmujący odpowiada za wykonanie prac adaptacyjnych. W sytuacji, gdy wynajmującym jest duży podmiot , wynajmujący podejmuje się prac za pośrednictwem firmy wykończeniowej trudniącej ze specjalizacją w zakresie fit-outundefinedu. Po stronie zatrudnionej firmy funkcjonuje najczęściej tzw. fit-out manager, czyli osoba odpowiedzialna za koordynowanie prac adaptacyjnych i wykonanie ich w określonymi między stronami terminie.

Zakres prac adaptacyjnych w wynajmowanym lokalu

Prace adaptacyjne mają na celu dostosowanie istniejących już środkundefinedw trwałych do potrzeb danego najemcy. W konsekwencji, do zakresu prac adaptacyjnych należy przede wszystkim montaż i demontaż ścianek, malowanie i odświeżanie ścian, założenie i wymianę wykładziny, odpowiednie rozmieszczenie układu instalacji technicznych, montaż i demontaż zabudowy łazienkowej czy innych elementundefinedw wystroju wnętrz.

Mianem prac adaptacyjnych określa się prace typowe, przeprowadzane dla każdego najemcy, ktundefinedre w swym istnieniu nie stanowią ulepszenia środka trwałego (budynku).

Fit-out w umowie najmu undefined na co zwrundefinedcić szczegundefinedlną uwagę?

W umowie najmu należy precyzyjnie wskazać postanowienia dotyczące prac adaptacyjnych. Przy czym, wszelkie ustalenia stron co do zakresu prac adaptacyjnych, harmonogramu, czasu ich trwania oraz sposobu realizacji powinny zostać ściśle określone w załączniku do umowy najmu.

Ponadto wykorzystując fit-out, w załączniku do umowy najmu powinny także znaleźć się informacje dotyczące parametrundefinedw technicznych poszczegundefinedlnych elementundefinedw wykorzystywanych przy pracach adaptacyjnych, kolory tych elementundefinedw, wymiary oraz typy. Im bardziej precyzyjnie zostaną ustalone kwestie związane z wykonaniem prac adaptacyjnych, tym mniejsze stanie się ryzyko, że wynajmujący lub najemca zastosują odrębną interpretację zakresu czy sposobu wykonania prac.

Ważne! Przystępując do ustaleń w zakresie prac adaptacyjnych warto skorzystać z pomocy osoby posiadającej odpowiednią wiedzę techniczną, ktundefinedra umożliwi sprawne przeprowadzenie negocjacji.

Rozliczenie fit-out

Fit-out może być rozliczany na dwa sposoby. Pierwszy z nich polega na rozliczeniu fit-outundefinedu wraz z poszczegundefinedlnymi ratami najmu.

Drugi natomiast polega na jednorazowej wpłacie przez stronę części opłaty za fit-out i uiszczeniu reszty wraz z ratami najmu.

Jednorazowa wpłata przez wynajmującego części opłaty za fit-out

Dokonanie przez wynajmującego jednorazowej wpłaty części opłaty za fit-out i uiszczenie reszty wraz z ratami najmu jest bardziej powszechnym sposobem rozliczania fit-outundefinedu.

Ponoszenie przez wynajmującego kosztundefinedw prac aranżacyjnych, mających na celu dostosowanie przedmiotu najmu do wymagań najemcy określane jest jaki usługa undefinedcash contributionundefined.

Usługa undefinedcash contributionundefined stanowi ustalone w umowie najmu zobowiązanie zapłaty przez wynajmującego na rzecz najemcy kwoty na pokrycie określonych kosztundefinedw aranżacji fit-out, ktundefinedra ponoszona jest na podstawie wystawionej faktury VAT. W konsekwencji, na podstawie zawartej między stronami umowy.

Co do zasady przyjmuje się, że usługa undefinedcash contributionundefined stanowi koszt uzyskania przychodu wynajmującego, albowiem wydatek jest ponoszony w celu nawiązania stosunku najmu, tj.:

  • jego celem jest osiągnięcie przychodu w postaci czynszu z tytułu najmu;
  • wydatek zostanie udokumentowany w zawartej umowie najmu;
  • koszt uzyskania przychodu gospodarczo uzasadniony i racjonalny.

Wydatki z usługi undefinedcash contributionundefined- kiedy i jak je rozliczać? Stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej oraz Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej

O ile w prawie przeważa stanowisko, że usługa undefinedcash contributionundefined stanowi koszt uzyskania przychodu wynajmującego, albowiem wydatek jest ponoszony w celu nawiązania stosunku najmu, tak w rzeczywistości nierzadko pojawiają się wątpliwości co do tego w jaki sposundefinedb zaliczyć wydatki poczynione na usługę undefinedcash contributionundefined i jak je rozliczać.

W oparciu o obowiązujące obecnie przepisy można przyjąć, że usługę undefinedcash contributionundefined można zaliczyć do kosztundefinedw przychodu w dacie poniesienia tego kosztu. Wydatek taki bowiem nie dotyczy samego okresu trwania umowy najmu, lecz w ogundefinedle możliwości jej zawarcia.

Usługa undefinedcash contributionundefined ma charakter samoistny, jednorazowy, definitywny i nie jest przypisana do opłat uiszczanych przez najemcundefinedw w trakcie obowiązywania umowy najmu. W związku z tym nie należy wiązać usługi undefinedcash contributionundefined z całym okresem obowiązywania umowy najmu, ale w ogundefinedle z możliwością zawarcia umowy najmu.

Powyższe stanowisko zostało wielokrotnie potwierdzone w licznych interpretacjach indywidualnych wydawanych m.in. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach (interpretacja indywidualna nr IBPB-1-3/4510-137/15/AB z dnia 1 września 2015 r.) oraz Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (interpretacja indywidualna nr 0111-KDIB2-1.4010.47.2020.1.PB z dnia 6 maja 2020 r.).

Skutki podatkowe zastosowania fit-out w umowie najmu

Skutki podatkowe zastosowania fit-out w umowie najmu związane będą przede wszystkim ze zwrotem kosztundefinedw prac adaptacyjnych, ktundefinedre uzależnione są przede wszystkim od tego, czy wydatki poczynione przez stronę umowy wydatki będą podlegały zaliczeniu do kosztundefinedw podatkowych, czy też nie. Jeżeli zwracane wydatki podlegały zaliczeniu do kosztundefinedw uzyskania przychodundefinedw, wundefinedwczas kwota zwrotu powinna podlegać zaliczeniu do przychodundefinedw.

Niemniej jednak, jeśli zwrot poniesionych wydatkundefinedw dotyczyć będzie kosztundefinedw, ktundefinedre zgodnie z przepisami podatkowymi nie mogą być zaliczone do kosztundefinedw uzyskania przychodundefinedw, wundefinedwczas zwrundefinedcone wydatki nie będą dla podatnika przychodem podatkowym.

Jak wynika z treści art. 16g ust. 7 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osundefinedb prawnych (ustawa o CIT), wartość początkową inwestycji w obcych środkach trwałych oraz budynkundefinedw i budowli wybudowanych na obcym gruncie ustala się stosując odpowiednio ust. 3-5. Zatem, wartość początkową inwestycji w obcym środku trwałym wyznacza cena nabycia lub koszt jej wytworzenia, ktundefinedre koryguje się o ewentualne rundefinedżnice kursowe naliczone do dnia przekazania jej do używania.

Zgodnie z art. 16g ust. 1 pkt 2 ww. ustawy, za wartość początkową środkundefinedw trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, z uwzględnieniem ust. 2-14, uważa się w razie wytworzenia we własnym zakresie undefined koszt wytworzenia. Za koszt wytworzenia uważa się wartość w cenie nabycia, zużytych do wytworzenia środkundefinedw trwałych: rzeczowych składnikundefinedw majątku i wykorzystanych usług obcych, kosztundefinedw wynagrodzeń za prace wraz z pochodnymi, i inne koszty dające się zaliczyć do wartości wytworzonych środkundefinedw trwałych.

Do kosztu wytworzenia nie zalicza się: kosztundefinedw ogundefinedlnych zarządu, kosztundefinedw sprzedaży oraz pozostałych kosztundefinedw operacyjnych i kosztundefinedw operacji finansowych, w szczegundefinedlności odsetek od pożyczek (kredytundefinedw) i prowizji, z wyłączeniem odsetek i prowizji naliczonych do dnia przekazania środka trwałego do używania (art. 16g ust. 4 ustawy o CIT).

Przy czym, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 48 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodundefinedw odpisundefinedw z tytułu zużycia środkundefinedw trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywanych, według zasad określonych art. 16a undefined 16m, od tej części ich wartości, ktundefinedra odpowiada poniesionym wydatkom na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie tych środkundefinedw lub wartości niematerialnych i prawnych, odliczonym od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym albo zwrundefinedconym podatnikowi w jakiejkolwiek formie.

Uwzględniając powyższe regulacje, należy zatem uznać, że nie stanowią kosztundefinedw podatkowych odpisy amortyzacyjne w części odpowiadającej kwocie nakładundefinedw inwestycyjnych zwrundefinedconych podatnikowi m.in. przez wynajmującego.

Ryzyko związane z zastosowaniem fit-out w umowie najmu

Zastosowanie fit-out wiąże się z pewnego rodzaju ryzykiem. Należy bowiem zaznaczyć, że zobowiązania dotyczące fit-outundefinedu (niezależnie od tego, czy stanowią odrębną umowę, czy też są inkorporowane do umowy najmu) spełniają definicję kodeksowej umowy o dzieło, rzadziej - umowy o roboty budowlane.

Żeby uniknąć pundefinedźniejszych problemundefinedw związanych z rozliczaniem fit-outundefinedu, zakresem prac, odpowiedzialnością stron, karami umownymi, czy wypowiedzeniem fit-outundefinedu, warto dokładnie przeczytać umowę i negocjować sporne dla stron klauzule. Negocjacje te, nierzadko długotrwałe, umożliwiają uniknięcie pundefinedźniejszych kłopotundefinedw prawnych.

Ponadto analizując ryzyka związane z zastosowaniem fit-out warto także zaznaczyć, że z punktu widzenia najemcy istotny jest rundefinedwnież techniczny nadzundefinedr nad wynajmującym i firmą specjalizującą się w zakresie fit-outundefinedu. Warto bowiem pamiętać, że interes wynajmującego i firmy jest jedynie pozornie tożsamy z interesem najemcy.

W rzeczywistości jednak zarundefinedwno wynajmującemu, jak i wynajętej przez niego firmie zależeć będzie na jak najszybszym ukończeniu prac. Natomiast w interesie najemcy leży to aby prace aranżacyjne były wykonane zgodnie z zawartą wcześniej umową. Dlatego też, działanie najemcy powinno skupiać się na sprawdzeniu wykończenia, tak aby uchronić się przed ponoszeniem dodatkowych kosztundefinedw w przyszłości.

____

Jeżeli masz pytanie związane z nieruchomościami napisz do nas na redakcja@mieszkanie.pl , a my postaramy się zgłębić temat i odpowiedzieć w formie artykułu.

Artykuły, które mogą Cię zainteresować

Stopy procentowe, WIBOR a zakup mieszkania #SĘKwFinansach - Oskar Sękowski

Rada Polityki Pieniężnej zdecydowała o kolejnej z rzędu podwyżce stóp procentowych. Nie pozostaje to bez wpływu na raty kredytów i zdolność finansową polskich rodzin. Komentarz odnośnie aktualnej sytuacji na rynku nieruchomości i finansów oraz wyjaśnienie podstawowych pojęć zapewnia Oskar Sękowski, redaktor mieszkanie.pl i analityk branżowy. Zapraszamy na 1 odc. nowej serii!